Comment organiser un voyage d’affaires pour son patron

L’organisation du voyage d’affaires de son patron est un véritable défi à relever puisque chaque déplacement est unique. Cependant, il y a des points communs et des standards qui méritent d’être retenus pour que cela soit toujours une réussite.

La création du rétro planning

Il est important de faire le point avec son patron pour pouvoir planifier tous les rendez-vous, les conférences, ainsi que les cocktails. A ce moment, les dates, les lieux et la durée du déplacement doivent déjà être précisés. Une liste des personnes à rencontrer doit être établie. Une fois cette étape franchie, il faut procéder à l’organisation du transport (en voiture, ou en avion), procéder à la location de voiture si nécessaire, et réserver le billet d’avion au besoin. L’organisation de l’hébergement doit être faite, en l’occurrence la réservation de l’hôtel.

En cas de déplacements fréquents, un abonnement dans un hôtel est préférable. La confirmation de tous les rendez-vous doit aussi être faite avant le départ.

La préparation des dossiers de voyages

Une fois l’organisation faite, il faut commencer à préparer les dossiers qu’il doit prendre durant son déplacement. Il s’agit des papiers d’identité en premier lieu, il faut veiller à ce qu’ils soient mis dans une chemise destinée spécialement à cet effet. Ensuite, les documentations de présentation, ou autres documents utiles à l’objet du déplacement, à la réunion, ou à la conférence doivent être mis dans une pochette à part.

Etant donné que l’anglais est la langue de communication la plus courante, il vaut mieux que les documentations aient une version en anglais.

Nous profitons aussi de ce passage pour vous indiquer que d’autres articles traitent le sujet, comme ici avec les bons plans voyages d’affaires.

Numérisation de documents

Mondialisation oblige, la numérisation de tous les documents est quasi obligatoire. Chaque détail doit être mentionné, et chaque étape du voyage mérite également d’être stockée sur Cloud pour que les données soient accessibles via un objet connecté tel un smartphone, ou un ordinateur.

A défaut d’expérience, il est possible d’opter pour le service d’une agence spécialisée qui s‘occupe de l’organisation de A à Z.

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