notes de frais

Quelques conseils pour optimiser la gestion des notes de frais

Dans l’accomplissement de leurs différentes missions en dehors du local de la société, les employés sont souvent amenés à effectuer des dépenses professionnelles. Celles-ci sont à leur charge, mais elles seront par la suite remboursées par l’employeur. Le remboursement est cependant conditionné par la présentation des notes de frais. Ce processus pose toutefois de nombreuses problématiques et il est assez facile de commettre des erreurs.

Les erreurs à ne pas commettre

Il est important de prendre les mesures nécessaires pour faciliter la gestion des notes de frais. Toutefois, avant d’aborder ce sujet, il faut déjà connaître les erreurs à ne pas commettre.

Premièrement, il est déconseillé de donner l’autorisation à ses employés de puiser directement à la caisse. Cela poussera les salariés à abuser de leur situation et le responsable ne pourra pas contrôler les transactions effectuées. Il s’agit d’un processus à ne surtout pas mettre en place, quelles que soient les marges dela compagnie.

Certaines entreprises préfèrent opter pour des solutions trop simplistes, voire irresponsables. Les dirigeants font circuler une carte bancaire qui servira à s’acquitter de certaines dépenses. Cela peut encourager le personnel à gaspiller les ressources financières de l’enseigne.

Pour plus de traçabilité, mais également pour un meilleur contrôle, la digitalisation des notes de frais est bien plus recommandée. Cela suppose d’ailleurs l’utilisation des cartes de paiement à débit différé. Ainsi, un système de validation sera mis en place.

L’utilisation d’une carte de paiement pour les notes de frais

D’innombrables solutions de paiement facilitent le remboursement note de frais. L’utilisation des cartes corporate constitue une alternative intéressante pour mieux surveiller les dépenses professionnelles. Ces moyens de paiement sont associés à un porte-monnaie électronique. Toutes les transactions sont ainsi traçables et on peut consulter en taux réels les flux financiers. Comme évoqué précédemment, le débit différé permet de procéder à des vérifications. Les opérations non validées devront être prises en charge par l’employé. Cela permet de responsabiliser les salariés et d’écarter les risques de gaspillage. Les cartes de paiement virtuelles seront particulièrement utiles aux personnes qui doivent faire régulièrement des achats réguliers. Elles octroient aussi plus de sécurité.

Afin d’adopter cette solution, il faut absolument contacter une entreprise. On peut désormais dénicher des start-ups qui se spécialisent dans ce domaine sur internet. Leurs offres s’adaptent aux besoins des entrepreneurs, quelles que soient leurs activités. Des formules sur mesure sont également proposées. Les frais engagés restent à la portée des PME.