Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents couvre plusieurs secteurs. C’est une pratique pour laquelle un grand nombre d’entreprises se sont engagées. En effet, elle concerne les commandes, les appels d’offres, les factures et même les bulletins de paie. Au même titre que les documents physiques, les documents dématérialisés nécessitent aussi la mise en place d’une gestion électronique. Cela permet de retrouver facilement les différents fichiers et les modifier si besoin.

La dématérialisation dans la réalité

Dématérialiser un document consiste à le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. Ainsi, un bulletin de paie dématérialisé est produit par un SIRH ou Système d’Information Ressources Humaines. Évidemment, il peut s’agir d’autres documents, comme une facture PDF ou un contrat client. En fait, dans la réalité, c’est tout un processus qui est dématérialisé. En effet, il s’agit de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents. Cela comprend les tâches à réaliser, les divers intervenants, les outils mis en œuvre et les procédures.

Dans la gestion et la conservation des documents, la dématérialisation n’est qu’un maillon d’une chaîne globale. Ainsi, une fois que ces documents sont numérisés, d’autres tâches aussi importantes les unes des autres sont à réaliser. Il s’agit de l’accès, la consultation, les transferts, la validation, l’utilisation, la conservation des documents dématérialisés, la durée de conservation, etc. Ici, on parle maintenant de la Gestion Electronique des Documents ou GED et de l’archivage. Ainsi, mettre en œuvre la dématérialisation des documents implique la mise en place d’un outil de GED. Cela permet d’automatiser la grande partie des traitements à faire, comme la réception, vérification, validation, éventuellement paiement. Ainsi, le processus a permis de réduire les délais de traitement.

Quels sont les avantages ?

Dans la dématérialisation des documents, les moyens techniques utilisés sont généralement les mêmes. Toutefois, on ne dématérialise pas de la même façon une facture pour un fournisseur ou pour un client, ou bien un bulletin de paie, etc. Les traitements et la gestion de ces documents sont différents. Mais la finalité visée est l’obtention d’un gain de temps non négligeable pour l’entreprise. La dématérialisation fournit donc une plus grande flexibilité au travail, grâce aux divers avantages de la dématérialisation.

D’une manière générale, voici les principaux avantages :

  • des économies matérielles : l’objectif premier est la réduction de la production de documents papier, dont l’impression, la multiplication, la conservation et l’archivage ;
  • des économies de temps en simplifiant les échanges : diminution du temps de saisie comptable, des contrôles et des rapprochements automatiques des bons de commande, etc. ;
  • une gestion facilitée de l’entreprise avec une sécurisation et une traçabilité accrue des flux et moins d’espace de stockage ;
  • possession de documents accessibles et modifiables à distance ;
  • les aspects écologiques et financiers, dont la réduction considérable du papier utilisé.