Comment mener une réunion professionnelle ?

Une préparation à tout épreuve

Une réunion doit se préparer. Il faut pour cela se poser les bonnes questions. Quel est l’objectif ou le but de cette réunion ? Quels sont les points qui doivent être abordés durant la réunion ? Une fois vos points listés, il est conseillé de leur attribuer un ordre de passage. Les points primordiaux doivent être traités en premier, tant que l’assistance est concentrée et réceptive. Il peut être intéressant de définir préalablement le temps à passer sur chaque point et la durée totale de la réunion.
Il faut ensuite choisir les participants et les inviter à venir participer à ce regroupement, choisir le lieu où se déroulera la conférence et préparer tous les documents, présentation et autre matériel qui serviront à la présentation.

Savoir animer

Pour mener une réunion, il faut savoir l’animer. Le contenu (le ou les objectifs, les points abordés…) doit être intégré et connu de l’orateur, il n’y a pas de place pour les hésitations dans une conférence. Il est impératif d’être sûr de soi pour que les membres participants restent à l’écoute et ne conteste pas ce qui est dit.
Le maître de conférence peut poser des questions afin de faire réfléchir les participants. Ils gardent ainsi leur concentration et sont inclus dans le débat, ils se sentent plus utiles et impliqués dans la réunion.
Pour communiquer, la gestuelle est nécessaire. L’orateur donne le rythme grâce à sa gestuelle. De même, il est important d’éviter les tons monotones, au contraire, l’orateur doit accentuer et appuyer sur certains mots. Pour les idées importantes, la reformulation est une arme efficace. Elle permet la redondance afin de faire comprendre à l’assistance l’intérêt de l’idée avancée.

Diffuser son message et atteindre son objectif

Savoir créer le débat, c’est la clé du succès. Il est nécessaire d’amener les participants à réfléchir et à arriver à la même conclusion que l’orateur. Ils doivent parcourir le même cheminement de pensée que l’animateur lorsque celui-ci à préparer sa réunion. Ce dernier doit également faire preuve d’ouverture d’esprit et laisser la place à d’autres solutions ou idées si celles-ci sont justes et non réfutables. Tant qu’au final l’objectif est atteint, tout est possible. La diffusion du message passe par les points qui ont été abordés dans le paragraphe précédent.